Focus op cashflow en werkkapitaal

Focus op cashflow en werkkapitaal

Het coronavirus en de gevolgen hebben voor hotelbedrijven veel veranderd, zoveel is inmiddels duidelijk. Door de impact van de pandemie worstelen bedrijven momenteel met het onder controle krijgen én houden van de noodzakelijke kasstromen en liquiditeitspositie.

Bedrijfseconomen hebben de herstelperioden in kaart gebracht en wat blijkt, we zien grote verschillen in het soort horecaonderneming. De herstelperiode voor een hotel is niet dezelfde als die van een restaurant, café of een recreatiebedrijf.

Voor inzicht in de verschillende liquiditeitsscenario’s voor jouw hotelbedrijf springt een aantal punten eruit. Denk bijvoorbeeld aan de af- en toename van omzet en/of variabele kosten en aan later betalende gasten. Maar ook je leveranciers later betalen en het uitstellen van aflossing aan de financiers zijn mogelijke scenario’s. Net als het uitstellen van belastingen en de hele impact van de NOW-maatregelen. Deze zijn door de paniek en snelheid ingevoerd en aangevraagd, maar gaan in het vierde kwartaal (bij de definitieve afrekeningen) nog voor de nodige liquiditeitsproblemen zorgen.

In de hotelwereld gaan deze problemen nog verder. Een belangrijke vraag is; wat was de doelgroep of community waar je op hebt ingezet? Als jouw doelgroep voor een groot deel corporate is, moet je strategie toch echt worden bijgesteld. Het toenemende werken via video-call’s heeft ervoor gezorgd dat de zakelijke markt werk en meetings momenteel efficiënter en effectiever inzet. Ten koste van de hotelbedrijven.

Begrippen

Om een begrijpelijke uitleg te geven is het goed om even stil te staan bij een aantal basisbegrippen. Deze zijn belangrijk om snel(ler) vat te krijgen op jouw financiële positie.

Cash:               Dit zijn de echte kas- en banksaldi die zichtbaar zijn op de afschriften, ook wel ‘geld’.

Cashflow:         Dit noemen we in Nederland ook wel de kasstroom. Dat is het verschil in geld dat je ontvangt en geld dat je uitgeeft in een bepaalde periode.

Werkkapitaal:   Dit is het geld dat je nodig hebt om aan de financiële verplichtingen te kunnen voldoen.

Hierover iets zinnigs zeggen is natuurlijk makkelijk praten. Maar feit is dat we in deze periode van heropeningen en exploitatie bewust met cash en cashflow om moeten gaan. Zet de nieuwe realiteit zo optimaal mogelijk in en behaal – rekening houdend met de opgelegde beperkingen – toch een zo hoog mogelijke cashflow. Dat betekent immers dat je cash creëert om je lopende, maar ook eventuele achterstallige schulden mee te betalen. Een beetje afgezaagd misschien, maar de spreuk ‘cash is king’ wordt niet voor niets al heel lang gebruikt.

Het is bekend dat slechts 51% van de mkb-bedrijven (dus ook de vele hotelbedrijven) een positieve cashflow hebben.

Om een zo goed mogelijke cashflowprognose te maken, kijk je samen met de boekhouder of accountant verder dan de winst- en verliesrekening. Deze is namelijk niet alleszeggend.

Waar het nu vooral om gaat zijn je échte uitgaven en je échte ontvangsten. Als je ontvangsten hoger zijn dan de uitgaven, zit je over het algemeen goed. Dit vergt wel een ander overzicht. Dat overzicht moet – zeker in deze tijd – maandelijks (maar het liefst wekelijks) doorgenomen en ‘gefileerd’ worden. Als je een juiste en goede presentatie van de cijfers tot je beschikking hebt, is die informatie het meest waardevolle gereedschap om je zaak snel weer op de rails te krijgen. Vervolgens ga je direct aan de slag met het optimalisatieproces voor de komende maanden en jaren.

Combinatie cashflow en werkkapitaal

Naast de weergave en samenstelling van je cashflow is het ook belangrijk om een heldere inzage te hebben in jouw werkkapitaal. Dat bestaat uit de vlottende activa (voorraad, vorderingen en liquide middelen) minus kortlopende schulden. Zo weet je of de verplichtingen die je op korte termijn hebt kunt nakomen. Iedere maand moet immers de huur worden betaald, maar ook de salarissen en belastingen, et cetera. Als dat niet meer lukt, heb je een tekort aan werkkapitaal en dat ontstaat door een te lage cashflow.

Door genoemde punten in te voeren is je hele organisatie meetbaar. Dat is het belangrijkste pluspunt van deze aanpak. Goed nieuws; dat is door jou als ondernemer te beïnvloeden. Grip op cashflow en grip op werkkapitaal geeft je enorm veel rust!

Maar hoe doe je dat dan?

Zet onderstaande punten in en voer deze door in de hele bedrijfsvoering van je bedrijf.

Begin met het belangrijkste (maar niet altijd het leukste) fundament van de bedrijfsvoering. Je administratie. Zorg dat deze geheel bij is. Neem elke keer weer echt de tijd om al je inkomsten en uitgaven vast te leggen, zodat de informatie up-to-date is en blijft. Alleen zo krijg je een duidelijk en compleet beeld van je financiële situatie en zie je de eerste waarschuwingssignalen uit de periodieke rapportages. Neem deze waarschuwingssignalen serieus en speel er direct op in!

Maak vervolgens een goed cashflowoverzicht en een reële prognose. Deze moet nagenoeg taakstellend worden om jou als ondernemer (maar ook al je medewerkers) erin te betrekken. Het is altijd goed om een prognose op basis van worst-case, real-case en best-case op te stellen. Zo zie je periodiek waar je naartoe gaat bij een ingevoerd optimalisatieproces.

Plan periodieke evaluaties. De prognoses en realisatieoverzichten zijn alleen maar nuttig als je er iets mee doet. Dus neem minimaal éénmaal per maand voldoende tijd om de realisatie van de cijfers te vergelijken met de cashflowprognoses. En probeer te achterhalen waar je beter of minder draait. Nogmaals, het gaat hier niet om de winst- en verliesoverzichten, maar om je echte uitgaven en inkomsten.

Dankbaar optimalisatietraject

Zoals hiervoor is uitgelegd, koersen we op een zo optimaal mogelijke positie van de cashflow, vanuit een goede werkkapitaalanalyse. Als we naar de vlottende activa kijken zie je de volgende ‘beïnvloedbare’ onderdelen:

Traject fase 1

Voorraad

Veel ondernemingen bouwen een vanzelfsprekende voorraad op. Weet wel dat dit vaak ‘slapend kapitaal’ is, dat nog omgezet moet worden in omzet, oftewel cash. Het is belangrijk om daar maandelijks goed naar te kijken, te tellen en dit te analyseren op basis van de kortlopende behoefte. Door teveel voorraad food & beverage (ofwel andere zaken zoals linnen, poetsmiddelen et cetera) in te kopen en op te slaan, loopt de cash namelijk sterk terug. Iedere euro die in de vriezer of in de voorraadkast ligt en niet binnen 1 tot 3 dagen gebruikt wordt om één euro omzet te realiseren, is gewoon één euro cash minder. En dus ook minder betalingscapaciteit.

Vorderingen

Zorg dat je vorderingen sneller binnenkrijgt. Komen er gasten ‘op rekening’, zorg dan dat die factuur dezelfde dag de deur uitgaat, met daarbij een concrete korte(re) betalingstermijn. Eén dag eerder een euro binnen, betekent wederom één euro betaalcapaciteit. Dit houdt wel in dat er een concrete debiteurenbewaking moet zijn. Weet dat maar 21% van de bedrijven het debiteurenbeheer op orde heeft. Wat goed werkt is om bijvoorbeeld twee dagen voor de betaaldatum vriendelijk na te bellen of de gast c.q. het bedrijf de factuur heeft ontvangen en of deze duidelijk was. De betaling is dan al bijna geregeld.

Kasmiddelen/liquide middelen

Zet altijd een deel van je kasmiddelen opzij voor lopende en onverwachte verplichtingen. Streef naar een liquiditeit die voldoende is voor twee maanden kortlopende verplichtingen. Zo creëer je stabiliteit en continuïteit.

Crediteuren

Hierbij geldt eigenlijk het tegenovergestelde van de debiteuren zoals omschreven in de paragraaf ‘Vorderingen’. Onderzoek bij crediteuren – waaronder ook kortlopende financieringen – of je deze later kunt betalen of dat ze meer verdeeld/uitgesmeerd kunnen worden in de tijd. In principe moet je ook van financieringen weten of deze later afgelost kunnen worden.

Dit laatste is zeker van belang bij de ‘coronaschulden’. Bij veel hotelbedrijven komen daar de belasting- en leveranciersschulden nog bovenop. Deze moeten naast de dagdagelijkse leveringen en opbouw van loon- en omzetbelastingverplichtingen ook uit de cashflow betaald worden.

Maak daarom tijdig betalingsregelingen en waar mogelijk een sanering van lopende schulden met leveranciers en overige key-partners. Snelle en concrete communicatie is daarbij het toverwoord!

Werken deze ‘knoppen’ goed en zijn ze echt meetbaar, dan kan er binnen de onderneming veel bereikt worden op het gebied van cash-management.

Traject fase 2: De absolute Kracht van Eén!

Een van de meest effectieve methodes om eenvoudig en krachtig in te voeren is de zogenaamde ‘Kracht Van Eén’. Hierbij maak je een opstelling per periode van de effecten op jouw cashflow, waarbij je alle vorderingen één dag eerder int, voorraad één dag eerder omzet en schulden één dag later betaald. Als je vervolgens vanuit het periodieke cashflow-overzicht ook nog taakstellend de omzet 1% hoger maakt en de kosten 1% lager, dan is het verbluffend om te zien hoe snel je extra cashflow genereert. Voer deze berekening maar eens door op basis van de laatste twee jaarcijfers. Het zal je verbazen wat is blijven liggen, vooral als je van 1%, meer procenten weet te maken!

Conclusie

Zo zie je maar dat je met de juiste kennis en wat creativiteit, prima instrumenten hebt om te werken aan bedrijfsoptimalisatie. De impact van de snelheid en de effecten van de Covid-19 periode op de ontwikkeling van je hotel zijn helaas moeilijk te voorspellen. Het gezegde ‘hope for the best but prepare for de worst’ moet je zeker nu in deze vreemde tijd serieus nemen. De besproken cash-management-aspecten spelen hoe dan ook een belangrijke rol, waarbij de ‘Kracht van Eén’ onderdeel moet zijn van je vaste bedrijfscode op weg naar nieuwe groei.

Door: John Reintjens

 

Deel dit artikel met je netwerk: